Para utilizar el sistema de préstamos será necesario rellenar una ficha con datos personales con motivo de poder contactar en caso de que algún objeto prestado no sea devuelto o se devuelva en malas condiciones. Los datos personales en ningún caso serán publicados y únicamente tiene acceso a ellos el encargado de préstamos.
Con la finalidad de no tener que rellenar una ficha cada vez que se quiera tomar algo prestado, a toda persona que la rellene se le entregará posteriormente un carné donde figurará su nombre y un número a modo de indentificación que deberá entregarse a un miembro del Aula de Cultura cada vez que quiera sacar material del aula y se le devolverá cuando el material sea devuelto. Además debe apuntarse en la hoja de préstamos el número de identificación/nombre junto al material prestado y la fecha. El sistema es análogo a la reserva de salas de estudio del CRAI; cuando se quiera hacer uso se entrega el carné (en el caso del CRAI, el universitario) que es devuelto cuando se acaba el uso.
Si se incumple alguna de las normas anteriores o algún material resulta dañado se podrá penalizar a la persona en cuestión privándola de la posibilidad de usar el sistema de préstamos temporal o permanentemente en casos muy graves.
